Associations :
Organiser une manifestation
Vous souhaitez organiser une manifestation ?
SALLE DE RÉUNION
Organiser une manifestation nécessite bien souvent de réunir les membres de l'Association
La Commune met gracieusement deux salles de la mairie à disposition des associations Villésiennes :
- la salle du Conseil au rez-de-chaussée.
- la salle du Patrimoine à l'étage (attribuée uniquement si la Salle du Conseil est déjà occupée)
RÉSERVER UNE SALLE DE RÉUNION
Formulaire à retourner à ou Contact au moins 7 jours avant la date désirée.
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SALLE DES FÊTES
Prévoir une manifestation à la salle des fêtes suppose d'anticiper la réservation bien à l'avance car celle-ci est très fréquentée.
Pour les associations Villésiennes, la location est gratuite 1 fois/an puis coûtera 150€ dès lors que la manifestation génère des bénéfices.
La remise des clés s'effectue au moment de l'état des lieux d'entrée le vendredi à 11 H 30.
L'état des lieux de sortie se déroule quant à lui le lundi à 08 H 30.
RÉSERVER LA SALLE DES FÊTES
Formulaire à retourner à ou Contact au moins 1 mois avant la date souhaitée.
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OCCUPATION DE L'ESPACE PUBLIC
Dans le cas d'une manifestation prévue en extérieur (par exemple sur la place du village…), il est nécessaire d'en faire la demande écrite en mairie au moins 1 mois à l'avance.
L'autorisation d'occupation temporaire de l'espace public est délivrée sous réserve du respect des obligations légales en matière de sécurité des biens et des personnes, d'une souscription aux assurances nécessaires et de la prévision de mesures utiles pour remettre en état la voie publique à l'issue de l'événement si nécessaire. Des justificatifs pourraient être exigés après examen de la demande et avant délivrance de ladite autorisation.
La Commune se réserve le droit de modifier et d'adapter les conditions d'occupation demandées par l'Association
DEMANDER À OCCUPER L'ESPACE PUBLIC
> Télécharger le formulaireFormulaire à retourner à ou Contact au moins 1 mois avant la date désirée.
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DISPOSER DE MATÉRIEL
Les tables, bancs et barnums sont gracieusement mis à disposition par la Commune sous certaines conditions.
Modalités et réservation en mairie aux horaires d'ouverture.
Prévoir chèques de caution : 100€ pour les tables et bancs ; 1 000€ pour le barnum ; à l'ordre du Trésor Public.
NB : la réservation est effective à compter de la réception des documents demandés. En tout état de cause, ceux-ci doivent être reçus en mairie 15 jours avant la date retenue sans quoi le matériel pourra être mis à disposition de toute autre personne ou association qui en fera la demande.
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TENIR UNE BUVETTE
En tant qu'association, vous pouvez ouvrir une buvette temporaire pour vendre des boissons.
Les boissons autorisées sont de groupe 1 (boissons sans alcool) et de groupe 3 (boissons en-dessous de 18°) à condition d'avoir obtenu l'autorisation du maire.
Le nombre d'autorisations est limité à 5 par an.
DEMANDER L'AUTORISATION DE TENIR UNE BUVETTE
Formulaire à retourner à
ou
Contact
au moins 15 jours avant la date souhaitée.
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ORGANISER UNE MANIFESTATION SPORTIVE
Certains évènements sportifs sont soumis à déclaration voire à autorisations préfectorales.
Selon la discipline, le nombre de participants, le lieu où elle se déroule, une manifestation sportive doit être déclarée en Mairie et/ou auprès de la Préfecture.
Pour savoir si vous êtes concerné et quelles démarches effectuer : télécharger la synthèse des obligations de l'organisateur de manifestation sportive
DÉCLARER UNE MANIFESTATION SPORTIVE
> Télécharger les cerfas disponibles ici
> Utiliser la plateforme manifestationsportive.fr
Plateforme simplifiant les démarches entre les organisateurs d'événements sportifs, l'État et l'ensemble des services consultés pour avis.